Fremdfirmenmanagement: Arbeitsschutz mit Fremdfirmen meistern

• Fremdfirmenmanagement ermöglicht den sicheren und effizienten Einsatz von Fremdfirmen und externen Dienstleistern im Unternehmen.

• Zusammenarbeit beim Fremdfirmeneinsatz, wie sie auch das Arbeitsschutzgesetz fordert, sowie klare Strukturen und Verantwortlichkeiten sind zentral und reduzieren Sicherheitsrisiken für alle Beteiligten.

• Ein Fremdfirmenkoordinator überwacht die Gefährdungen und sorgt für die Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen.

• Dokumentation und Unterweisung von Fremdfirmen sichern die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards.

Die Grundlagen des Fremdfirmenmanagements geben Ihnen einen Überblick über die Definition, die relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen sowie die effiziente Koordination externer Dienstleister auf Ihrem Betriebsgelände.

Fremdfirmenmanagement bedeutet Planung und Koordination von Fremdfirmen auf Ihrem Betriebsgelände, um Risiken zu minimieren. So besteht beispielsweise eine Gefahr für die eigenen Mitarbeitenden, wenn die Fremdfirma in Ihrem Betrieb Gefahrstoffe einsetzt. Gleichzeitig sind auch die Beschäftigten des externen Betriebs Gefährdungen ausgesetzt, etwa durch Ihre Maschinen und Arbeitsverfahren, auf die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugriff haben.

Ziel ist es, dass Sie gemeinsam mit der Fremdfirma sicherstellen, dass der Arbeits- und Gesundheitsschutz für alle Beteiligten gewahrt bleibt. Der Umfang der sich daraus ergebenden Pflichten hängt unter anderem davon ab, in welcher vertraglichen Form das Fremdpersonal im Unternehmen tätig wird.

Der Einsatz von Fremdfirmen erfolgt auf Basis verschiedener Vertragsarten in Ihrem Betrieb:

• Beim Werkvertrag verpflichtet sich die Fremdfirma (Auftragnehmer) für Sie als Auftraggeber ein bestimmtes Werk zu erstellen. Hier zählt nur das Arbeitsergebnis.

• Beim Dienstvertrag geht es um die regelmäßige Erbringung von Dienstleistungen. Der Auftragnehmer organisiert die Aufgaben selbstständig.

In beiden Fällen arbeiten die Beschäftigten der Fremdfirma in Ihrem Unternehmen und oft in unmittelbarer Nähe zu Ihrem eigenen Team. Sie sind jedoch nicht in Ihren Arbeitsprozess integriert und Sie haben kein Weisungsrecht über sie. Die Fremdfirma ist dafür verantwortlich, ihre Mitarbeitenden über die spezifischen Sicherheits- und Gesundheitsrisiken in Ihrem Betrieb zu unterweisen. Dazu muss sie die betrieblichen Besonderheiten und potenziellen Gefahren für Sicherheit und Gesundheit kennen. Sie als Auftraggeber haben dafür zu sorgen, dass die Mitarbeitenden der Fremdfirma entsprechend unterwiesen wurden.

Bei der Umsetzung des Fremdfirmenmanagements sind verschiedene rechtliche Grundlagen zu berücksichtigen. Sie verpflichten die Unternehmen, klare Strukturen und Verantwortlichkeiten in der Zusammenarbeit mit Fremdfirmen zu schaffen, um Sicherheit, Gesundheitsschutz und rechtliche Konformität zu gewährleisten. Darüber hinaus gibt es natürlich auch noch die Fürsorgepflicht jedes Arbeitgebers gegenüber den eigenen Mitarbeitenden.

Je nach Branche und Art der Tätigkeit kommen weitere Regelungen wie das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), die Betriebssicherheitsverordnung (§ 13 BetrSichV) und die Gefahrstoffverordnung (§ 15 GefStoffV) zur Anwendung. Diese nehmen ebenfalls Bezug auf die wechselseitige Gefährdung.

Ein Beispiel: Wenn eine Firma einen Bodenbelag verlegt und dabei Klebstoff verwendet, besteht die Gefahr, dass die entstehenden Dämpfe später andere Personen, die den Raum betreten, beeinträchtigen.

Die Arbeitgeber sind daher verpflichtet, sich über mögliche Gefährdungen auszutauschen, auch wenn ein Teil der Arbeiten bereits abgeschlossen ist. Der Auftraggeber muss sicherstellen, dass alle Beteiligten über mögliche Gefahren informiert sind.

Der Einsatzbetrieb und die Fremdfirma stehen durch verschiedenen Konstellationen in einer Beziehung miteinander.

• Die Einsatzfirma steht durch Zusammenarbeit und Abstimmung angelehnt an § 8 ArbSchG, § 15 GefStoffV und dem § 13 BetrSichV im Austausch miteinander. Dies wird durch einen Werk- oder Dienstvertrag geregelt und dokumentiert.

• Die Einsatzfirma steht im direkten Austausch mit den Mitarbeitenden des eigenen Betriebs (Einsatzfirma), in dem dieser sowohl eine Fürsorgepflicht als auch die Aufgabe der Unterweisung, Organisation und Aufsicht übernimmt. Zudem steht die Einsatzfirma ebenfalls im direkten Austausch mit den Mitarbeitenden der Fremdfirma.

• Die Fremdfirma steht im direkten Austausch mit den Mitarbeitenden des eigenen Betriebs (Fremdfirma), in dem dieser sowohl eine Fürsorgepflicht als auch die Aufgabe der Unterweisung, Organisation und Aufsicht übernimmt.

• Zuletzt besteht noch die Verkehrssicherungspflicht (§ 823 BGB), welche beide Unternehmen berücksichtigen und einhalten müssen.

Im Fremdfirmenmanagement sorgen mehrere wichtige Rollen für einen reibungslosen und sicheren Ablauf.

• Auftragsverantwortliche Person des Auftraggebers (AV): Diese Person ist beim Auftraggeber angestellt und dient als Hauptansprechpartner für die Fremdfirma. Die auftragsverantwortliche Person trägt die Verantwortung, die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Fremdfirma sicherzustellen und die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten zu überwachen.

• Verantwortliche Person der Fremdfirma (VF): Ist die Leitung der Fremdfirma nicht selbst vor Ort, wird eine verantwortliche Person benannt. Diese Person muss über ausreichende Entscheidungsbefugnisse verfügen, um die Arbeiten selbständig zu leiten und die notwendigen Maßnahmen vor Ort zu koordinieren. Die verantwortliche Person der Fremdfirma sorgt dafür, dass alle Arbeiten sicher und entsprechend den vereinbarten Schutzmaßnahmen durchgeführt werden.

• Koordinierende Person (K): Wenn Beschäftigte des Auftraggebers und der Fremdfirma an einem gemeinsamen Arbeitsplatz tätig sind, muss eine koordinierende Person bestimmt werden, um die Zusammenarbeit zu organisieren und Sicherheits- sowie Gesundheitsschutzmaßnahmen abzustimmen. Diese koordinierende Person wird in der Regel vom Auftraggeber ernannt und sollte mit Weisungsbefugnissen ausgestattet werden, insbesondere wenn besondere Gefahren bestehen, wie sie in der DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“ beschrieben sind. Die Aufgaben der koordinierenden Person umfassen die Planung von Arbeitsabläufen, Festlegung von Sicherheitsmaßnahmen, Information der betroffenen Bereiche sowie Überwachung und Anpassung der Abläufe bei Änderungen.

• Aufsichtsführende Person (AF): Die aufsichtführende Person hat die Aufgabe, Tätigkeiten zu überwachen, die besondere Gefahren mit sich bringen. Dabei stellt sie sicher, dass die festgelegten Schutzmaßnahmen eingehalten werden. Diese Person muss vor Ort anwesend sein und die notwendige Weisungsbefugnis besitzen.

Beispiel: Ein Chemieunternehmen plant, ein neues Lager für Gefahrstoffe auf dem Firmengelände zu errichten. Dafür wird eine spezialisierte Fremdfirma beauftragt, die auf den sicheren Bau und die Einrichtung solcher Lagerstätten spezialisiert ist. Bevor die Arbeiten beginnen, wird die Fremdfirma umfassend in die betrieblichen Sicherheitsvorgaben und die geltenden Gefahrstoffverordnungen eingewiesen, um sicherzustellen, dass keine Gefahr für die Mitarbeitenden des Chemieunternehmens besteht. Eine koordinierende Person des Auftraggebers überwacht während der gesamten Bauphase, dass die Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden und die Fremdfirma bei Bedarf unterstützt wird.

Gut organisiertes Fremdfirmenmanagement schützt die Gesundheit aller auf dem Betriebsgelände durch klare Abläufe, gezielte Unterweisungen und definierte Zuständigkeiten. Spezielle Arbeitsschutzsoftware erleichtert dabei die Koordination und den sicheren Einsatz von Fremdfirmen im Betrieb. Weitere Informationen zum Arbeitsschutz und zu verwandten Themen finden Sie im DENIOS Magazin und passende Produkte zur Unterstützung der Sicherheitsmaßnahmen im Online-Shop.