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Gefahrstoffverzeichnis: Tipps zur effizienten Verwaltung gefährlicher Stoffe
Auch wenn der Umgang mit Gefahrstoffen in Ihrem Betrieb zum Alltag gehört, sind die damit verbundenen Risiken für die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden nicht zu unterschätzen. Ein sorgfältig geführtes Gefahrstoffverzeichnis hilft Ihnen nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern trägt auch entscheidend zur Sicherheit am Arbeitsplatz bei. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Gefahrstoffverzeichnis erstellen und welche Informationen es enthalten muss. Außerdem erhalten Sie ein kostenloses Muster-Gefahrstoffverzeichnis zum Download, das Sie an Ihre betrieblichen Bedürfnisse anpassen können.
- Gefahrstoffverzeichnis – Das Wichtigste in Kürze
- Grundlagen: Wann ist ein Gefahrstoffkataster Pflicht?
- Inhalt und Aufbau eines Gefahrstoffverzeichnisses
- Erstellung und Verwaltung eines Gefahrstoffverzeichnisses
- Wer ist für die Erstellung des Gefahrstoffverzeichnisses verantwortlich?
- Aktualisierung des Gefahrstoffverzeichnisses
- Gefahrstoffe einfach digital verwalten mit DENIOS
Gefahrstoffverzeichnis – Das Wichtigste in Kürze
Ein Gefahrstoffverzeichnis ist eine gesetzlich vorgeschriebene Liste sämtlicher im Unternehmen verwendeten Gefahrstoffe.
Es dient dem Schutz der Beschäftigten und unterstützt die Gefährdungsbeurteilung sowie die Festlegung von Schutzmaßnahmen.
Ein gut geführtes Verzeichnis erleichtert das Gefahrstoffmanagement, spart Kosten und hilft, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Regelmäßige Aktualisierungen und Schulungen der Mitarbeitenden sind entscheidend, um die Wirksamkeit des Verzeichnisses zu gewährleisten.
Spezialisierte Software kann die Verwaltung eines Gefahrstoffverzeichnisses erheblich erleichtern und die Compliance verbessern.
Grundlagen: Wann ist ein Gefahrstoffkataster Pflicht?
Ein Gefahrstoffverzeichnis (auch Gefahrstoffkataster genannt) ist eine systematische Auflistung aller Gefahrstoffe, die in einem Betrieb verwendet werden. Die Erstellung eines solchen Verzeichnisses ist nach § 6 Abs. 12 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) gesetzlich vorgeschrieben und ergibt sich auch aus den Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) 400. Letztere konkretisieren die Pflicht für Arbeitgeber und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit und geben Handlungsempfehlungen. Das Gefahrstoffverzeichnis dient dem Schutz der Beschäftigten und ist somit ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes.
Ein Gefahrstoffkataster muss nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Schulen, Behörden oder Apotheken geführt werden, sobald dort chemische Produkte verwendet werden.
Die Vorteile eines gut geführten Gefahrstoffverzeichnisses:
Geringerer Aufwand im Arbeitsschutz: Es liefert einen klaren Überblick über alle Gefahrstoffe im Unternehmen, unterstützt die Gefährdungsbeurteilung und hilft, Schutzmaßnahmen festzulegen. Mitarbeitende können Gefahren besser erkennen und sich entsprechend schützen.
Einfacheres Gefahrstoffmanagement: Überflüssige oder gefährliche Stoffe lassen sich identifizieren, reduzieren oder durch weniger gefährliche Alternativen ersetzen. Es optimiert die Beschaffung und Lagerhaltung von Gefahrstoffen.
Kosteneinsparungen: Nicht benötigte Lagerbestände werden reduziert, was Lagerkosten verringert. Zudem können durch die Konzentration auf wenige Lieferanten bessere Preise erzielt werden.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Mit der Erstellung eines Gefahrstoffkatasters erfüllen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten im Arbeitsschutz und vermeiden so Bußgelder bei behördlichen Kontrollen.
Effizientes Notfallmanagement: Bei einem Betriebsunfall bietet es Rettungsdiensten schnelle und präzise Informationen über die vorhandenen Gefahrstoffe.
Ein Gefahrstoffverzeichnis ist nicht erforderlich, wenn aus einer Gefährdungsbeurteilung hervorgeht, dass nur geringe Mengen an Gefahrstoffen verwendet werden, die Exposition der Beschäftigten nach Höhe und Dauer niedrig ist und das Gesamtrisiko minimal bleibt. Diese Ausnahme trifft häufig auf Büroumgebungen zu, in denen nur in geringem Umfang Gefahrstoffe verwendet werden, zum Beispiel Reinigungsmittel. Dennoch wird empfohlen, alle Betriebs- und Arbeitsmittel in einem Verzeichnis aufzuführen und Stoffe mit geringer Gefährdung entsprechend zu markieren.
Inhalt und Aufbau eines Gefahrstoffverzeichnisses
Der Inhalt eines Gefahrstoffverzeichnisses besteht aus verpflichtenden Angaben und empfohlenen Informationen. Außerdem hat es gewisse formale Anforderungen zu erfüllen.
Pflichtangaben
Nach § 6 Abs. 12 der Gefahrstoffverordnung muss ein Gefahrstoffverzeichnis mindestens folgende Informationen enthalten:
Bezeichnung des Gefahrstoffs (z. B. Handels- oder Produktname)
Gefahrstoff-Einstufung nach CLP-Verordnung bzw. Angaben zu den gefährlichen Eigenschaften
Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengen des Gefahrstoffs
Arbeitsbereiche, in denen Mitarbeitende dem Gefahrstoff ausgesetzt sein können
Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt des Lieferanten
Auch Stoffe, die bei der Produktion im Unternehmen oder als Zwischenprodukte entstehen, sind im Gefahrstoffverzeichnis anzugeben.
Empfohlene Informationen
Darüber hinaus sind folgende Informationen im Gefahrstoffkataster sinnvoll, um das Verzeichnis zu einem noch wertvolleren Instrument für das Gefahrstoffmanagement und den Arbeitsschutz zu machen:
Informationen zum Hersteller und Lieferanten
Verweis auf die entsprechenden Betriebsanweisungen für den jeweiligen Gefahrstoff
Verantwortliche Person oder Abteilung für einen Gefahrstoff
Resultat der Substitutionsprüfung (kann im Gefahrstoffverzeichnis dokumentiert werden)
Lagerort im Unternehmen und Vorschriften zum Handling der Gefahrstoffe
Regelmäßiger Stoffverbrauch
Angaben zur Entsorgung
Formale Anforderungen
Das Gefahrstoffverzeichnis unterliegt gewissen formalen Anforderungen:
Es hat immer auf dem aktuellen Stand zu sein.
Es muss kurzfristig verfügbar sein.
Bei Kontrollen oder Notfällen ist es der zuständigen Behörde vorzuzeigen.
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen. Wenn Sie nur ein kleines Unternehmen sind, das mit wenigen gefährlichen Stoffen arbeitet, wird eine Excel-Tabelle in den meisten Fällen ausreichen. Hier können Sie die notwendigen Informationen eintragen oder Sie nutzen unser kostenloses Muster-Gefahrstoffverzeichnis.
Um ein Gefahrstoffverzeichnis für ein großes Unternehmen zu erstellen, gibt es mehrere Software-Lösungen und Tools. Eine digitale Lösung sollte folgende Features bieten:
Erfassung von Informationen zu Gefahrstoffen (Menge, Einsatzarten, betroffene Arbeitsplätze).
Definition von Verantwortlichkeiten.
Festlegung von Schutzmaßnahmen.
Planung von Maßnahmen zum Mitarbeiterschutz.
Monitoring und Aktualisierung von Maßnahmen.
Einbindung von Sicherheitsdatenblättern und Stammdaten.
Update-Möglichkeiten.
Eine spezialisierte Software bietet gegenüber Excel-Dateien oder manuell geführten Listen mehrere Vorteile. Dank automatisierter Prozesse haben Sie weniger Pflegeaufwand und es werden durch regelmäßige Updates aktuelle Vorschriften berücksichtigt. Zudem sind alle relevanten Informationen an einem Ort abgespeichert und können im Bedarfsfall umgehend abgerufen werden.
Wichtig: Obwohl eine Software die Verwaltung eines Gefahrstoffverzeichnisses erleichtert, ist für die Pflege dennoch weiterhin ausreichend Zeit einzuplanen. Bei rund 100 Gefahrstoffen kann der Zeitaufwand für notwendige Updates laut Expertenmeinung immer noch etwa 2 Arbeitstage betragen.
Erstellung und Verwaltung eines Gefahrstoffverzeichnisses
Um ein Gefahrstoffverzeichnis für Ihr Unternehmen zu erstellen und zu verwalten, folgen Sie einfach dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Erstellen Sie eine vollständige Liste aller im Unternehmen verwendeten, entstehenden oder freigesetzten Gefahrstoffe. Berücksichtigen Sie dabei alle Tätigkeiten und Arbeitsbereiche in Ihrem Betrieb.
Tipp: Sie fragen sich, ob ein Stoff ins Gefahrstoffverzeichnis gehört? Abschnitt 2 des Sicherheitsdatenblattes enthält Informationen über mögliche Gefahren. Hier sind Gefahrenpiktogramme, Gefahrenhinweise (H-Sätze) und Sicherheitshinweise (P-Sätze) aufgeführt. Wenn für einen Stoff Gefahrenpiktogramme oder H-Sätze angegeben sind, muss er ins Verzeichnis aufgenommen werden.
Notieren Sie für jeden identifizierten Gefahrstoff die genaue Bezeichnung (siehe Etikett oder Sicherheitsdatenblatt), dokumentieren Sie die Einstufung und die gefährlichen Eigenschaften nach GHS/CLP im Gefahrstoffverzeichnis. Erfassen Sie die im Betrieb verwendeten Mengenbereiche und listen Sie die Arbeitsbereiche auf, in denen der Stoff verwendet wird.
Stellen Sie für jeden Gefahrstoff einen direkten Bezug zum zugehörigen Sicherheitsdatenblatt her. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf detaillierte Informationen zu Gefahren und Schutzmaßnahmen.
Erstellen Sie eine übersichtliche Tabelle oder Datenbank mit allen gesammelten Informationen. Eine Beispielstruktur könnte die Spalten Stoff, Einstufung, Lagermenge, Verbrauchsmenge, Arbeitsbereiche und Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt enthalten. Ein Beispiel für ein Gefahrstoffverzeichnis liefern wir Ihnen auch in diesem Ratgeber.
Legen Sie für jeden Gefahrstoff die erforderlichen Schutzmaßnahmen fest und dokumentieren Sie diese im Verzeichnis. So stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen klar definiert und nachvollziehbar sind.
Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen des Verzeichnisses ein. Aktualisieren Sie die Informationen bei Änderungen oder neu hinzugekommenen Gefahrstoffen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.
Stellen Sie sicher, dass das Verzeichnis für alle betroffenen Mitarbeitenden leicht zugänglich ist, entweder offline oder digital. Dies kann durch den Zugriff über das unternehmenseigene Intranet, die Verwendung einer speziellen Gefahrstoffmanagement-Software oder die Bereitstellung an Computerterminals in den Arbeitsbereichen erreicht werden. Im Notfall müssen die Informationen des Gefahrstoffkatasters auch für Einsatzkräfte schnell verfügbar sein, damit Sofortmaßnahmen ergriffen werden können.
Unterweisen Sie die Mitarbeitenden im Umgang mit dem Gefahrstoffverzeichnis und den darin enthaltenen Informationen. Binden Sie zudem relevante Abteilungen wie den Einkauf in den Prozess ein.
Wer ist für die Erstellung des Gefahrstoffverzeichnisses verantwortlich?
Nach der Gefahrstoffverordnung ist der Arbeitgeber für die Sicherheit am Arbeitsplatz und damit auch für die Erstellung und Pflege des Gefahrstoffkatasters verantwortlich. Er hat dafür zu sorgen, dass alle Gefahrstoffe, mit denen im Betrieb gearbeitet wird, erfasst und die erforderlichen Schutzmaßnahmen getroffen werden. Bei fehlender Fachkenntnis kann er eine fachkundige Person, z. B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder den Gefahrstoffbeauftragten, mit der Erstellung und Aktualisierung des Gefahrstoffverzeichnisses beauftragen. Trotz dieser möglichen Unterstützung bleibt die letzte Verantwortung, beispielsweise bei Arbeitsunfällen, immer beim Arbeitgeber.
Aktualisierung des Gefahrstoffverzeichnisses
Ein Gefahrstoffverzeichnis stellt ein „lebendiges“ Dokument dar und sollte wie die Mehrzahl der Dokumente im Arbeitsschutz regelmäßig auf dem neuesten Stand gehalten werden, um seine Relevanz und Aktualität für die betrieblichen Abläufe sicherzustellen. Überprüfen Sie das Gefahrstoffverzeichnis mindestens einmal im Jahr und aktualisieren Sie es bei Bedarf, zum Beispiel in einer der folgenden Situationen:
Neue Gefahrstoffe werden im Unternehmen eingeführt.
Die Zusammensetzung von Stoffgemischen ändert sich.
Stoffe werden in neuen Arbeitsbereichen verwendet.
Indem Sie das Gefahrstoffverzeichnis regelmäßig und anlassbezogen aktualisieren, stellen Sie sicher, dass es weiterhin ein effektives Werkzeug für den Arbeitsschutz und das Gefahrstoffmanagement im Unternehmen bleibt.
Gefahrstoffe einfach digital verwalten mit DENIOS
Ein gut geführtes Gefahrstoffverzeichnis ist entscheidend für die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Die Erstellung und Pflege eines solchen Verzeichnisses kann jedoch zeitaufwändig sein. Hier kommt die Gefahrstoffmanagement-Software von Quentic ins Spiel. Damit lässt sich ein Gefahrstoffverzeichnis nicht nur schnell und unkompliziert erstellen, sondern auch digital und zentral verwalten. Die cloudbasierte Lösung bietet zahlreiche Funktionen, um Sicherheitsdatenblätter zu verwalten, Betriebsanweisungen zu erstellen und alle relevanten Informationen stets auf dem neuesten Stand zu halten. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Sicherheit und Compliance in Ihrem Unternehmen.
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